賃貸オフィスのオフィスデザイン情報館

混乱なく効率的な移転を実施するためには、移転理由や目的、希望する物件の内容、設備、予算など、計画段階で明確にしておかなければならない事項を抽出し、移転希望日までのスケジュールを作成しましょう。

候補を絞り込んだら、現地を実際に視察。最寄り駅からの所要時間など周辺環境や、ビル自体の管理状況などは、実際の目で確かめたいものです。

移転のためのプロジェクトチームを結成して、全体の流れを共有した後に役割分担をすれば、視野も広くなり、スピードと質の高い進行ができます。また、プロジェクトチームを通して情報が関係部署にスムーズに伝わることで、全体もしくは各部署の目的意識の統一が図れます。

新しいオフィスプランを考える際に重要なことは、まず現状のオフィスの見直しをすることです。スペースに無駄はないか、ゾーニング、レイアウトが機能的かどうかなど、気づいた欠点の改善策をこのときにしっかり検討しておきましょう。

オフィス移転には、法務局や税務署、地方税事務所など各官庁への届出や、NTT、郵便局などさまざまな移転手続きが必要です。それぞれ移転日前のいつまでに用意しなければならないのか一覧表を作成しておきましょう。

社内オリエンテーションで移転計画の段取り説明を行い、懸念されるトラブル等がある場合は対策を検討します。物の運搬自体は事前に業者が位置取りを設定しているので、以外と簡単です。

それよりも事前に廃棄するものを選別しておくことが重要。後は設計に基づいて再度各部門長と打合せておき、一気に移動します。移転先のビルや現入居中ビルとの打合せも必要です。